ICT Ondersteuning bij monitoring en sturing van programma's
Veel programmamanagers worstelen met het goed monitoren en sturen van hun programma, omdat ze daarvoor niet over de goede tools beschikking. Tijdens PGM Open Netwerk sessies van 11 mei en 15 juni lieten Anne Westhoff van de gemeente Veenendaal en Antoinette Wieman van Bizaline voorbeelden zien over hoe het wel kan. Dat er behoefte is aan betere monitoringsinstrumenten bij de deelnemers bleek uit een kleine inventarisatie aan het begin van beide sessies. 70 - 80 % van de 45 deelnemers gaf aan dat het hen zou helpen als de voortgangsinformatie van hun programma (deels) geautomatiseerd zou zijn. En dat het kan bijdragen liet ook Anne Westhoff zien. Zij gaf in bijgaand plaatje een mooi beeld van uitdagingen voor de programmamanager en haar team waaraan monitoring een bijdrage kan leveren.

Anne en Antoinette lieten in hun bijdragen zien dat dit een mooie ambitie is, maar nog niet zomaar gerealiseerd. Goed kunnen monitoren kan immers alleen als de doelen van een programma ook op een goede maar ook betekenisvolle manier geoperationaliseerd zijn. Bij het opzetten van monitoringssystemen blijkt vaak dat het eerste knelpunt ligt bij een goede (ook te meten dus SMART geformuleerde) doelformulering. In de gemeente Veenendaal draagt de goede monitoring van programma bij aan een aantal belangrijke zaken: • Software zorgt ervoor dat teams meer gestructureerd werken: opleverdata worden netjes ingevuld, programma aanpak etc.; • Een goede monitoringsrapportages zorgt ervoor dat teams binnen de organisatie meer voor elkaar krijgen. Hun zichtbaarheid is groter; • Het team is meer gemotiveerd: ze zien hoe ze bijdragen aan het grotere geheel.
Ook vanuit het perspectief van de opdrachtgever voegt een goede monitoring veel toe. Uiteraard heeft ook hij veel wensen:

In een filmpje (https://www.youtube.com/watch?v=KwY6F3nB0vk) vertelde wethouder Verloop van de gemeente Veenendaal wat zijn wensen als opdrachtgever zijn op het gebied van programma monitoring en hoe monitoring bijdraagt aan meer inzicht, het beter kunnen volgen van de voortgang, het bieden van een betere verantwoording van de middelen die de Gemeenteraad (en andere financiers) beschikbaar stellen. Goede monitoring helpt ook om te kunnen leren over wat wel werkt en wat niet. Dan is het belangrijk te kunnen zien hoe iets gelopen is en wat het heeft opgeleverd. Hij gaf ook aan hoe de informatie voor de bestuurder anders is dan voor de programmamanager. Het systeem geeft die inzichten op de verschillende niveaus.
Het monitoringsysteem dat de gemeente Veenendaal i.s.m. Bizaline ontwikkeld heeft biedt die inzichten en is toegankelijk. Uiteraard vraagt het van de organisatie om steeds de relevante data op te leveren. Omdat het uiteindelijke model veel inzicht geeft en omdat Bizaline het proces aan de achterkant regelt, is de tijd die het vraagt beperkt. Al met al een mooi voorbeeld van goede ondersteuning voor de programmamanager en zijn of haar opdrachtgever. Een mooie opbrengst van twee interessante Netwerksessies.
