Event 2025

Peter Rombouts sluit de dag af met de vraag hoe fysiek tijd eigenlijk is. Hij neemt ons mee in een slot waarin hij reflecteert op de dag en zijn perspectief op tijd in organisatie- en verandervraagstukken deelt. Dat doet hij vanuit zijn achtergrond als drievoudige wereldkampioen Argentijnse Tango én als organisatie- en veranderkundige. Hij werkt hierin niet met de metafoor van de tango maar met de parallel, dat wat in beide werelden gelijk is. Zo gaat hij in op hoe het ‘construct organisatie’ je soms collectief weghoudt bij wat ook alweer de bedoeling was, hoe we als mens meerdere vormen van intelligentie hebben maar er maar een aantal inzetten en zoekt hij naar het belang van vrije ruimtes en improvisatie om te komen tot werkelijke nieuwe taal en perspectieven. Door dit alles loopt de vraag: wat betekent het om in organisaties te dansen met de tijd? Thema’s als vertragen en versnellen, de tijd even laten wegvallen, dansen op het ritme of de melodie van een organisatie, spelen met ritmes. Het komt allemaal voorbij. Tot slot neemt hij ons mee in een eenvoudige vraag: ligt het verleden achter ons en de toekomst voor ons? Of zit het toch net anders? Drs Peter Rombouts MCM is organisatie- en veranderkundige en drievoudig wereldkampioen Argentijnse Tango. Hij heeft een eigen bedrijf onder zijn eigen naam, is partner bij The Curiosophy Collective en partner bij Musework. Centraal in al zijn werk is het verbinden van de wereld van de kunst met organisatievraagstukken. Peter is daarnaast docent aan de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht en redacteur bij het tijdschrift Waardenwerk. 

Een krachtige start bepaalt het ritme en de richting van een programma en van de onderliggende projecten. Hoe creëer je een startmoment dat niet alleen energie geeft, maar ook focus en wendbaarheid brengt? Hoe zorg je dat je vertraagt, de tijd neemt voor afstemming en reflectie aan de start en gedurende je programma? In deze actieve LEGO Serious Play-sessie ervaar je hoe het nemen van de tijd voor een doordachte kick-off direct invloed heeft op betrokkenheid, samenwerking en effectiviteit binnen een programma en de onderliggende projecten. Je bouwt eerst individueel je visie op een ideale kick-off en werkt daarna samen aan een gedeeld model om te zien hoe timing, tempo en prioriteiten een rol spelen in het verdere succes van een programma. Ook staan we stil bij andere afstemmingsmomenten tijdens een programma, want 1 ding is zeker: die zullen nodig zijn om de tijd en veranderingen de baas te blijven en elkaar te blijven vinden. De sessie sluit af met praktische voorbeelden van hoe LEGO Serious Play verder ingezet kan worden binnen programmamanagement, bijvoorbeeld voor stakeholdermanagement, risicobeheersing en prioriteitenbepaling.  

De werkelijkheid van een veranderopgave is vaak complexer dan het plan op papier. Er spelen verschillende belangen en zaken die al langer niet lekker liepen worden zichtbaar. De realiteit is weerbarstig en roept onzekerheid en onduidelijkheid op. Als dat gebeurt, komen geld, middelen én tijd al snel onder druk te staan. Belangrijk om te weten, is dat de tijd subjectief én beladen is: “Ik vind dat het veel te snel gaat”, “wat doen ze er lang over om beslissingen te nemen” of “ik zit mijn tijd wel uit.” Als programmamanager ben je degene die al deze perspectieven op tijd te zien, te horen en te wegen krijgt - om van daaruit richting te geven aan de opgave. In deze workshop stap je bewust in het paradigma van tijd. Je onderzoekt jouw eigen relatie met tijd én hoe het is om vanuit een ander tempo en perspectief te bewegen. Door letterlijk fysiek in beweging te komen, activeer je een andere vorm van waarnemen — voorbij het denken, voorbij de planning. Dat helpt je om anders te kunnen sturen, juist in situaties waar grip en overzicht lijken te verdwijnen. De oplossing ligt vaak niet in harder rennen, maar in ervaren en voelen en daardoor anders kijken en handelen. 

Vrijwel alle organisaties ervaren elke dag de strijd tussen doelen enerzijds en beschikbare tijd anderzijds. Een belangrijke, en veel te weinig gestelde, vraag is dan: welke projecten en programma’s doen we niet? Veel bestuurders en directies lopen weg voor die keuze of hebben niet de informatie om te kiezen. Als programmamanager ervaar je daarvan de consequentie: wedijveren om schaarse middelen. Portfoliomanagement geeft bestuurders en directies de informatie om te prioriteren en te kiezen. En er zo voor te zorgen dat strategische doelen wel kunnen worden behaald, door de benodigde capaciteit beschikbaar te maken voor de programma’s en projecten die er daarbij echt toe doen. Voor programmamanagers heel relevant dus. Edwin Akkermans heeft een eigen(wijze) visie ontwikkeld op portfoliomanagement. Het portfoliospel ProLemma® speelt daarbij een belangrijke rol. Het spel laat deelnemers op een leuke en laagdrempelige wijze het belang en de waarde van portfoliomanagement ervaren. Je krijgt de nodige inzichten om te kiezen en te sturen en gaat zo steeds beter de ‘kunst van het weglaten’ beheersen. Edwin neemt je mee in zijn ervaring binnen de gemeente Haarlemmermeer en zal enkele fragmenten van het spel interactief spelen. 

Het programma Zorg van Morgen van het UMC Utrecht is gericht op zorg toegankelijk houden, meer zorg/onderzoek en onderwijs doen met dezelfde mensen, verbeterde patiëntervaring en meer werkplezier. We werken met het programma aan een organisatorische opgave (systemisch veranderen van de hele organisatie; 12.500 mensen), een fysieke opgave en digitale innovaties. Binnen het programma worden processen (her)ontworpen vanuit een ordening in domeinen, die divisie- en directie overstijgend zijn. We zijn samen met patiënten en (zorg)professionals aan de slag gegaan met het standaardiseren van processen, digitalisering en mensgerichte werkwijzen over specialismen heen. Dit vormt de basis voor de huidige en toekomstige organisatie. Dit een van de meest grootschalige veranderingen binnen de UMC’s. Het programma valt direct onder de RvB als onderdeel van de strategische investeringsagenda. Zorg van Morgen werkt aan de hand van portfoliomanagement vanuit drie kernprincipes: Mensgericht – de behoeften van patiënt en zorgverlener staan centraal. Digitaal, tenzij… – technologie ondersteunt waar mogelijk. En uniform en modulair – samenwerking en efficiëntie versterken elkaar. In de sessie willen we graag ingaan op transformeren in de praktijk. Hoe doe je dat? Hoe maak je de organisatie wendbaar en neem je alle lagen in de organisatie mee in de verandering?  

Een echt goede programmamanager kan uitzoomen en boven de druk van het moment uitstijgen. Die weet wanneer te handelen of (nog) even niet. Dat blijkt niet eenvoudig, gewoonweg omdat de tijd vaak ontbreekt om even goed adem te halen, te reflecteren op wat er gebeurt en dan pas weer door te gaan. Het ‘systemisch fenomenologisch gedachtegoed’ (yep, hele mond vol) kan je hierbij helpen. Dit gedachtegoed leert je met al je voelsprieten waar te nemen. Zicht te krijgen op de diepere lagen van alledaagse gebeurtenissen. De grotere patronen te herkennen in kleine dingen die voorvallen. En dat te midden van alle andere urgente zaken die je aandacht opeisen. Zo ervaar je meer rust, focus en effectiviteit, krijg je grip op waar het programma naar toe beweegt en hoe jij daar een krachtige bijdrage aan kunt leveren. Tijdens deze sessie vergroot je in korte tijd je waarnemingsvermogen, zodat je – ook onder druk – meer ‘in de tijd’ kunt zijn. Verwacht een korte methode te leren die bestaat uit een aantal stappen, die je meteen met je mede-deelnemers in de sessie kunt testen. En ontdek zo de kracht van systemisch waarnemen voor programma’s. 

Tijd is een paradoxaal begrip. We hebben het niet en we kunnen niet zonder. Hoe dan? Het is een puzzel waar we allemaal mee te dealen hebben wanneer we aan programma’s en aan verandering werken.  Verandering lijkt nodiger dan ooit. Tegelijk hebben we steeds minder tijd beschikbaar om eraan te werken. Zonder tijd te besteden aan de gewenste toekomst en wat nodig is om daar te komen, blijf je hangen in het heden. Zo eenvoudig als het klinkt, zo lastig is het om ons hieraan te ontworstelen. Opdrachtgevers willen vooral haast maken en de verandering liefst uitbesteden aan het programma. Leidinggevenden zijn met hun eigen toko bezig en ervaren een programma regelmatig als een hinderlijke inbreuk op hun capaciteit. En medewerkers proberen de werkdruk het hoofd te bieden. Daar sta je dan als programmamanager met je ingewikkelde opgave. Hoe krijg je dit bij elkaar? Kan tijd zowel een verandervijand als een verandervriend zijn? Daarover gaan we het hebben. We zoeken uit hoe je toch kunt ‘leveren’ om de verandering tot leven te brengen, dan wel hoe je als interventie de stekker eruit trekt. Hoe ik hiermee omga als veranderaar en hoe jij dat doet, onderzoeken we ter plekke.  

In deze sessie maak je kennis met tools uit de ontwerpende aanpak (design thinking) om in een vroeg stadium van je programma het perspectief van belanghebbenden bij een programma helder te krijgen. Deze tools hebben een activerend en creatief karakter. Ze zetten je in beweging en helpen je om beweegredenen, dromen, ambities en behoeften van belanghebbenden boven tafel te krijgen. Het thema 'Mentale gezondheid’ staat centraal in de sessie. Wij werkten samen met Marcel van Sprang, programmamanager bij GGzE, aan deze opgave. We delen onze ervaringen om te illustreren hoe de ontwerpende aanpak helpt om een programma goed van de grond te krijgen. Die aanpak kan wellicht voelen als vertragend, maar helpt het programma juist te versnellen vanuit een stevige basis. Daarnaast staan we stil bij de eigen perspectieven van de deelnemers aan de sessie op het thema mentale gezondheid. Een uitdagend thema om met elkaar over te praten. Want hoe start je het gesprek hierover op een veilige en laagdrempelige manier? En hoe kun je in korte tijd (een uurtje) de diepte in met elkaar? Je maakt kennis met onze creatieve gespreksstarters die hierbij helpen. 

Hoe creëer je binnen én buiten je programma tijd en ruimte om in onzekerheid tóch stappen te zetten? Voor veel opgaven geldt in deze tijd dat de omgeving snel verandert en dat brengt allerlei verschuivingen met zich mee waar je mee om moet zien te gaan. Binnen een programma is er vaak ruimte voor experimenteren en innoveren. Maar ook de organisatie moet daarin mee kunnen bewegen. Goed programmamanagement is niet alleen binnen je programma om kunnen gaan met de onzekerheden die je tegenkomt: je moet inzetten op de weerbaarheid van de organisatie als geheel. In deze sessie werken we aan de hand van een praktijkvoorbeeld waar de onzekerheid voortdurend aanwezig is: de aanpak van netcongestie in de gemeente Barneveld. Een complexe opgave. We kijken daarbij naar het proces breed in de organisatie. In het programma zetten we in op het weerbaarder maken van de organisatie in een snel veranderende context, en niet op het compleet willen doorgronden van de opgave. Juist omdat het morgen weer anders kan zijn. En daar willen we als organisatie mee om kunnen gaan. We laten we je zien en ervaren hoe we dat doen. 

Hoewel gemeenten en uitvoerende instanties (de systeemwereld) er zijn voor inwoners, sluiten ze met hun werkwijzen in veel gevallen niet goed aan bij de echte leefwereld. Ze dénken dat ze weten wat goed is voor iedere inwoner, en dus het tempo kunnen bepalen, maar vergeten dat dit aan de inwoner zelf is. Het kennen en aansluiten bij de context en het ritme van inwoners is dan ook cruciaal om effectief te zijn. Hoe zorgen we ervoor dat de inwoner mede het tempo bepaalt? Hoe gaan we synchroon op als gemeente en inwoners? Hoe matchen we onze ritmes? Gemeente Brunssum heeft gekozen voor een gebiedsgerichte programmatische aanpak samen met inwoners, om zo beter aan te sluiten op het tempo van inwoners van Brunssum. Zij kennen hun leven en hun problemen namelijk veel beter dan de gemeente. Met Programma Brunssum Noord en Oost werkt de gemeente toe naar een integrale aanpak op het gebied van wonen, leefbaarheid, veiligheid, onderwijs, werk en inkomen. In deze sessie gaan we in gesprek met de programmamanager over de opgave waar de gemeente voor staat, de gekozen strategie en aanpak en geven we voorbeelden van inspanningen waardoor inwoners meesturen op het programma.  

Programma’s zijn gericht op het realiseren van een nieuwe werkelijkheid die van betrokkenen een stap vergt buiten de comfort zone of buiten het voorspelbare. Dat kan leiden tot stagnatie, maar ook tot overhaaste stappen waarbij blinde vlekken onderschat worden. Een simulatie die zich afspeelt in de toekomst, kan dan helpen. In deze sessie maak je kennis met de kracht van toekomst-simulaties als tool om verstandige(r) stappen te kunnen zetten in het heden, en daarmee stagnatie en tijdverlies te voorkomen. Na een korte uitleg nodigen we je uit om zelf mee te doen in een mini-simulatie en zo vooruit in de tijd te stappen. Dat doen we aan de hand van een fictieve maar realistische casus.  Zo kun je een vleugje ervaren van wat het is en wat deze techniek kan opleveren. Wat gebeurt er wanneer je samen in de situatie stapt die je beoogt te realiseren en je belemmerende vooronderstellingen, gevreesde risico’s en vermoede valkuilen te lijf gaat? In het laatste deel stappen we weer uit de simulatie, om te reflecteren op wat er gebeurde en om samen door te praten over de toepassingsmogelijkheden om versnelling te brengen in programma’s.  

Herken je dit? Je bent heel goed in staat om een analyse te maken van complexe en dynamische vraagstukken die je in je programma tegenkomt. Logisch denken heeft je al ver gebracht en veel inzichten gegeven. Maar ergens voel je aan dat je nu even niet weet hoe je om moet gaan met de taaiere onderwerpen. Je draait in rondjes en tijd wordt steeds meer je vijand. Je voelt aan dat het vraagstuk waar je mee dealt in het programma eigenlijk ergens anders over gaat, maar de tijd lijkt er nog niet rijp voor of ontbreekt om er goed naar te kijken. In deze sessie ervaar je hoe je met 3D werkvormen in de ruimte tot nieuwe inzichten komt over het team, het programma en de context. Bijvoorbeeld een gesprek waarbij je door te verplaatsen je mening kunt geven. Denk aan het innemen van verschillende perspectieven op je casuïstiek. Of aan de informatie die je vanuit je lichaam krijgt. Margriet en Nieke zijn veranderkundigen die werken bij de afdeling Projecten & Trajecten bij NS. Ze hebben 3D werkvormen ingezet bij NS-programma’s zoals “Verbetering samenwerking klantenservice", "Zachte landing van ERTMS in de operatie" en "Schoonmaak van treinen" en bij de coaching van diverse teams.  

De opgave duurzaamheid is volop in beweging en toch is er besloten om in de gemeente Nissewaard versneld te stoppen met het gelijknamige programma, dat 5 jaar lang heeft gedraaid als hulpstructuur naast de organisatie. Er zijn flinke stappen gezet richting de strategische doelen, maar deze zijn niet allemaal afgerond: er zijn veel werkzaamheden die in de lijn moeten voortgaan. Het stokje overdragen van programma naar staande organisatie gaat niet vanzelf. Tijdens deze sessie deel ik onze ervaringen over hoe het programma is afgebouwd. Welke stappen hebben we daarin genomen? Hoe neem je het programmateam mee? Hoe gaat de samenwerking met de ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever rond dit besluit? Hoe voer je de gesprekken met de ontvangers van de inspanningen van het programma in de lijn? Wat is er goed gegaan, en wat ook niet? Daarnaast ga ik in op de vele ervaringen die we als programma naast de staande organisatie hebben opgedaan en welke lessen wij daarin hebben geleerd. Er is tijdens de sessie genoeg tijd om in te gaan op het goed borgen van een programma. 

Een programma is geen lineair proces, maar vraagt om continue afstemming tussen versnelling en vertraging, tussen actie en reflectie. Wie of wat bepaalt of bepalen daarbij het tempo en het ritme? Welke onzichtbare systemische krachten spelen een rol in hoe je omgaat met tijd en prioriteiten? In deze sessie ontdek je welke (vaak onbewuste) prioriteiten en ritmes een programma beïnvloeden. Door middel van systemisch werk verkennen we hoe deze factoren invloed hebben en hoe je hier bewuster mee om kunt gaan. Dit biedt nieuwe inzichten in hoe je als programmamanager effectiever kunt bewegen binnen de dynamische context van een complexe (maatschappelijke) opgave. Dat doen we onder meer gevoed vanuit het werken aan programma’s rond transitieopgaven in duurzaamheid, als programmamanager en -adviseur. Onze ervaringen met systemisch werken binnen programma’s hebben ons geleerd bewuster om te gaan met tijd, ritme en prioriteiten in dat soort complexe opgaven. Je kunt een eigen casus inbrengen of deelnemen aan een casus van een andere deelnemer, om te ervaren hoe systemisch werken een waardevolle aanvulling kan zijn op programmamanagement. 

Hoe maak je collega’s voor wie vernieuwing niet direct prioriteit heeft enthousiast om mee te doen, zonder aan ze te gaan trekken? Hoe ga je om met de druk om resultaten op te leveren, terwijl het pad dat je bewandelt onvoorspelbare uitkomsten heeft? Welke mogelijkheden zijn er om na jaren van experimenteren nieuwe werkwijzen succesvol te integreren in de het bestaande systeem? Hoe kun je het nieuwe verbinden met het oude? Vernieuwingen verlopen zelden via een vast beginpunt A naar een duidelijk eindpunt B. Het pad is veel rommeliger. Op tal van momenten staat het bruisende van de vernieuwing namelijk op gespannen voet met de gevestigde orde. Of het nou gaat om harde factoren als budgetten, regels en vastgestelde procedures, of om meer zachte kenmerken als gevestigde belangen, ingesleten werkwijzen, diepgewortelde overtuigingen of een bepaalde cultuur… De persoonlijke betrokkenheid, de sprankeling van iedereen die meedoet is hierbij cruciaal, want die zorgt ervoor dat je kunt volhouden ook als het tegenzit. In deze sessie leer je meer over de inzichten uit het onderzoek dat we doen naar deze vraagstukken en naar bewegingmakers. Daarnaast zoom je in op je eigen ervaringskennis als programmamanager en leer je van de verhalen uit de praktijk van andere programmamanagers.  

Programma’s opereren onder tijdsdruk in een continu veranderende context. Zeker bij complexe onderwerpen als duurzaamheidstransities moet je als programmamanager steeds beter leren, samenwerken en bijsturen. Klassieke monitoring werkt vaak als een muurbloem die op afstand toekijkt en achteraf lessen trekt. Ze biedt niet altijd de gewenste tijdige informatie waardoor de wendbaarheid en het lerend vermogen van programma’s niet goed tot hun recht komen. Reflexieve monitoring is een onderzoeksmethode die helpt om het leren tijdens programma’s en met belanghebbenden te bevorderen. Een vorm van monitoring die actief meedoet op de dansvloer en programma’s ondersteunt om snel en adequaat in te kunnen spelen op verandering. Die helpt om gebruik te maken van de wijsheid van het hele speelveld. En die daarmee beter past bij de veranderende tijdsgeest, omdat ze al tijdens een programma rust en ruimte creëert voor leren. Hoe werkt dat? Wat zijn de basisprincipes en effectieve interventies? Aan de hand van enkele voorbeelden van programma’s voeren we het gesprek over do’s en don’ts in het toepassen van deze methode. Ook gaan we op interactieve wijze met elkaar aan de slag om eigen uitdagingen en leervragen te formuleren.  

Aan de hand van een praktijkcasus – een landelijk spoorprogramma met 90 projecten en meer dan 60 samenwerkende bedrijven – bespreken we hoe een programmareview kan functioneren als moment van reflectie én bijsturing. 

In deze interactieve workshop verkennen we hoe reflectie een vaste plek kan krijgen in programma’s. Wat levert het op als je halverwege stilstaat om te kijken of je nog de juiste dingen doet? Wat gebeurt er als je bij een mijlpaal even pauzeert om keuzes en voortgang bespreekbaar te maken? En hoe richt je zo’n moment in? We duiken in de waarde van de programma review – een reflectieinstrument waarmee je de verschillende programmavlakken tegen het licht houdt. Aan de hand van herkenbare praktijkverhalen en interactieve werkvormen gaan we in op vragen als:  

• Hoe laat je zien dat je stuurt op voortgang én ontwikkeling zonder te vervallen in afvinklijstjes? 
• Wanneer is het tijd om stil te staan – en hoe doe je dat dan? 
• Wat levert stilstaan op voor jouw team, je stakeholders en je opgave? 

Een workshop vol praktijk, uitwisseling en concrete handvatten – voor iedereen die benieuwd is hoe vertragen ingezet kan worden om echt snelheid te maken. 

Als zorgorganisatie heeft ’s Heeren Loo te maken met een dreigend arbeidsmarkt tekort, verzwaring van de zorgvraag en teruglopende financiering. Per strategisch thema hebben we lopende programma’s die beweging willen en moeten creëren in het primaire proces en de bedrijfsvoering voor een toekomstbestendige zorg. En net als de meeste andere organisaties moeten we daarbij ook keuzes maken. Met portfoliomanagement prioriteren we de veranderinitiatieven. Maar hoeveel kunnen we aan als organisatie, terwijl we niet eens de roosters goed rond krijgen? Wat is het adoptievermogen van de organisatie en (hoe) sluiten we daar goed op aan? Betekent prioriteren ook automatisch beschikbare capaciteit voor een programma? Wat als je wel prioriteit hebt, maar geen capaciteit krijgt? Als programmamanager loop je over een dun koord van urgentie en geduld, prioriteit krijgen en geherprioriteerd worden, capaciteit tot je beschikking hebben en weer weggetrokken zien worden. Graag delen we onze praktijk van prioriteren en wat daarin voor ons werkt. In gesprek kijken we samen naar handvatten om een oplossing te vinden voor de vragen die we schetsten. Met als doel om te kijken wat jij maar ook wijzelf zelf mee naar huis kunnen nemen. 

Het managen van een programma is als een constante dans tussen versnellen en vertragen, tussen prioriteiten en resultaten. Deze dans omvat alle verschillende betrokkenen. Wij maken deze dans zichtbaar in de Obeya, een visueel managementsysteem. In deze workshop leer je hoe een Obeya helpt om overzicht te houden, samen te werken en wendbaar te blijven in een dynamische omgeving. Met een Obeya breng je harmonie in samenwerking, voorkom je vertraging en zorg je dat informatie voor iedereen beschikbaar is. Alle elementen van het programma worden zichtbaar in relatie tot elkaar en de strategische doelen. Dit bevordert eigenaarschap, niet alleen voor de projecten, maar ook voor het succes van het gehele programma. Aan de hand van een concreet praktijkvoorbeeld van een bereikbaarheidsprogramma met een complex samenspel tussen gemeenten, bedrijven en de provincie gaan we in de sessie aan de slag. Je ontdekt praktische tools en technieken die je helpen om grip te krijgen op complexe programma’s. We laten zien dat Obeya hierbij helpt door de complexe choreografie van het hele programma zichtbaar te maken.