Flexibel inrichten en managen van programma's

De wereld om ons heen verandert in rap tempo. Door bijvoorbeeld wet- en regelgeving, consumentengedrag, innovaties, en last but not least door COVID-19 moet je direct en effectief kunnen anticiperen op veranderingen.

Dat vraagt van organisaties wendbaarheid en flexibiliteit om te kunnen (blijven) ondernemen. En dat vraagt dus van jou als programmamanager een flexibele inrichting van je programma. Het ideale eindplaatje kun je tegenwoordig niet schetsen, laat staan afdwingen. Maar hoe ontwerp en manage je een programma als je deze niet vooraf lineair of eendimensionaal kunt opzetten? Dat vraagt om een lerende organisatie, scenario-planning en een sturende en ondernemende rol van de programmamanager.

Op 5 oktober hadden we daarom een PGM Open Netwerksessie over het flexibel inrichten en managen van programma’s. Iwan Arts en Gerard Leenders van P2 deelden hun ervaringen over hoe je als programmamanager flexibel kunt en ook moet zijn. Soms is dat noodgedwongen door de veranderende context en belangen, soms is het nodig omdat je gewoonweg niet alles tegelijkertijd kunt doen en ook flexibel wil kunnen meebewegen met de (veranderende) vraag van bijvoorbeeld de doelgroep.

Iwan vertelde hoe hij hier bij de metro Hoekse Lijn als 'Werkend Vervoer Systeem' mee is omgegaan. Vragen waar hij onder meer op in ging: hoe flexibel ben je als je een programma opzet waarvan enkele grote projecten al enige tijd lopen? Hoe flexibel stel je je op als je programma door grote commotie een politieke speelbal is geworden? Hoe flexibel wil je nog zijn als men 2 jaar later toch de waarde van het oorspronkelijke programma inziet? Hij deelde zijn vraagstukken en ook persoonlijke worstelingen die hij hierin is tegengekomen.

Gerard ging in op zijn ervaringen bij een andere grote organisatie. De context van programma’s verandert snel, is niet volledig te voorspellen en vraagt door de tijd een andere interactie met het programma, zo schetste hij. Het is effectiever om hier het programma op in te richten dan er voor af te sluiten of tegen te vechten. Dat vraagt wel een andere rol en aanpak van jou. In zijn presentatie gaf hij daarvoor een aantal handvatten, zoals het omschakelen van sturen op tijd naar sturen op een helder proces, het investeren in eigenaarschap bij de doelgroep/klant en het werken met een wekelijkse upgrade.

We startten om 18.00 uur en de bijeenkomst duurde tot ongeveer 20.00 uur. We werkten online.