Inhoudelijk kader

Door: Helmuth Stoop, Jo Bos, Björn Prevaas, Liesbeth Schipper

‘Als de spanning oploopt...’ Programma’s zijn per definitie ‘spanningsvolle’ ondernemingen. Spanningen horen erbij. Ze zijn er van nature, want het gaat ergens om. Denk bijvoorbeeld aan de traditionele spanning tussen het programma en de staande organisatie(s). Aan de spanning die ontstaat als iets verkeerd loopt of de druk wordt opgevoerd om te leveren. Of aan de spanning die kan oplopen tussen al die verschillende karakters die bij een programma betrokken zijn, met hun eigen ideeën en belangen.

Soms liggen die spanningen midden op tafel, maar vaker nog ergens daaronder. Hoe het ook zij, je hebt manieren te vinden om er goed mee om te gaan. Om afwegingen en keuzes te (laten) maken, bijvoorbeeld tussen langetermijneffecten en kortetermijnresultaten, tussen leren en realiseren, tussen bestuurlijke opportuniteit en organisatorische haalbaarheid, tussen uiteenlopende belangen, tussen groot maken en klein houden en tussen wendbaarheid en standvastigheid.

Hoe ga je als programma om met deze spanningsvelden? Hoe creëer je de optimale spanningsboog in een programma? Hoe vind je een goede balans of ‘het juiste midden’? En: hoe ga je ermee om als de spanning niet meer ‘gewoon’ en vanzelfsprekend is, als er onbalans ontstaat, je het evenwicht verliest, of als de situatie niet meer werkbaar en effectief is? Over dat soort vragen ging het tijdens PGM Open 2020. We gingen samen op zoek naar manieren en antwoorden hoe met deze spanningen om te gaan.

Invalshoeken rond spanningen

Tijdens het event hebben we het thema ‘als de spanning oploopt…’ vanuit drie invalshoeken belicht:

Spanningen in de organisatorische context van het programma (het organisatorische perspectief)
Spanningentussen het programma en de omgeving ervan / spanning in de samenwerking (het samenwerkings-perspectief)
Spanningen in jezelf als programmamanager (het persoonlijke, psychologische perspectief)

1 Spanning in de organisatorische context van het programma

Hierbij gaat het om spanningen die ontstaat bijvoorbeeld in de vormgeving en de aanpak van een programma. Het programma wordt tenslotte altijd op gezet binnen of tussen bestaande organisaties en relateert aan een vaak complexe opgave met allerlei kaders, beleid en regels. Daar vloeien spanningen uit voort over je tijdshorizon, je veranderaanpak, de keuze van inspanningen, de afbakening en het ambitieniveau, de wijze van besluitvorming, de politieke context etc.

Onderwerpen/vragen die bijvoorbeeld aandacht kunnen krijgen:

hoe pak je meerjarige programma’s aan in een tijd waarin de behoefte steeds meer lijkt te liggen op korte termijn resultaat? Hoe realiseren we dan duurzaam effect?
hoe organiseer je de governance van het programma als er meerdere eigenaren zijn?
waarop en hoe stuur je een programma in een organisatie die (steeds meer) met zelforganiserende teams werkt? Hoe neem je beslissingen?
hoe verhoudt het kort-cyclische perspectief van het agile werken zich tot het meerjarige perspectief van het programmatisch werken?
welke vorm of combinatie is geschikt in het kader van opgavegericht werken?

2 Spanning met de omgeving van het programma / spanning in de samenwerking

Met het toenemen van het belang van programmamanagement in en tussen organisaties en de betrokkenheid van diverse stakeholders ontstaan binnen je programma spanningen tussen belangen van organisaties, maar ook tussen mensen. Daar waar het gaat om prioriteiten, focus, inzet van geld en mensen zijn spanningen vaak expliciet, voelbaar en zichtbaar. Het is lastig als veel werk voor het programma in een staande organisatie moet plaatsvinden. Ook als er veel capaciteit door de organisatie aan het programma geleverd moet worden, kan de spanning hoog oplopen. Er kunnen spanningen zijn tussen belangen en standpunten van stakeholders. Tenslotte kunnen persoonlijke issues of ‘erfenissen uit het verleden’ impact op het verloop van het programma.

Onderwerpen/vragen die bijvoorbeeld aandacht kunnen krijgen:

instrumenten voor stakeholderanalyses
mutual gains (verbindend onderhandelen)
systemisch denken (organisatieopstellingen, ontdekken van triades
belasting en belastbaarheid van mensen in je team
fasen in teamdynamiek (hoe van storming tot norming en performing te komen)
politiek en machtsstructuren in programma’s

3 Spanning in jezelf als programmamanager

En dan is er nog de programmamanager zelf. De man of vrouw die een doelgerichte opgave moet realiseren en daarmee vaak het bereiken van ambitieuze doelen moet combineren met weinig formele macht, tegenkrachten, onvoorspelbare politieke beïnvloeding, verborgen agenda’s, machtsdiscussies met anderen in een organisatie, samenwerkingen waarbij allerlei belangen spelen e.d. Er komt dus veel op je af. Wat gebeurt er eigenlijk als die spanning oploopt? Hoe ga je ermee om? En hoe is dat voor de één wellicht heel anders dan voor de ander?

Onderwerpen/vragen die bijvoorbeeld aandacht kunnen krijgen:

wat ga jij doen onder druk (stresspatronen)?
instrumenten om je gedrag onder druk in beeld te brengen (kernkwaliteiten, Insights)
hoe zorg je dat je vitaal bent waardoor druk minder invloed heeft?
(neuro)psychologische processen bij spanning en tegenslag
wanneer ga je het conflict zoeken?
patronen bij dreiging: vluchten, vechten, bevriezen
wat als er te weinig druk is, urgentie ontbreekt (bore-out)?
kun je ook teveel zelfvertrouwen hebben?

Alle mooie theorieën ten spijt...

Alle mooie theorieën ten spijt, is het de vraag wat er gebeurt in al deze situaties van druk en spanning. Met jou, met de dynamiek in organisaties, met de hechtheid van het collectief/de alliantie, in de relatie naar de omgeving, etc. En uiteindelijk wat er gebeurt met het programma en niet te vergeten de opgave waar het om te doen is. Loopt het programma op de rotsen of kun je de spanning benutten voor een impuls aan het programma? Kortom, een thema waar vrijwel iedereen ervaring mee heeft.

Schrijf je in en ontvang PGM Open updates