Programma’s vragen om een goed georganiseerde besturing. Er is veel software beschikbaar die de beheersing van projecten ondersteunt, maar op programmaniveau is de spoeling nog dun. Aan de hand van de opgave Stationsgebied Utrecht laten we in deze sessie zien hoe de nieuwe tool Trecxs werkt en hoe deze een programmamanager helpt een programma in de grip te houden. We laten de tool zelf zien en uiteraard is er veel ruimte voor interactie. Verwacht geen roadshow, maar een sessie waarin we bekijken hoe we de wereld van de programmamanager en een ondersteunende oplossing voor programmabesturing bij elkaar brengen.
De opgave Stationsgebied in Utrecht bestaat uit een groot aantal vastgoed-ontwikkelingen en infrastructurele projecten. Een complex programma: veel raakvlakken, een zeer intensief gebruikte omgeving, veel ondergrondse infrastructuur, in een archeologisch waardevol gebied. Het programma Infrastructuur en Openbare Ruimte (IOR) bestond uit 15 projecten, in verschillende fase van uitvoering en in omvang variërend van € 5 tot € 100 mln. Hoe houd je daar nu goed grip op?
Simon Roozen was programmamanager IOR van het Stationsgebied in de periode 2008 – 2018. In die periode heeft hij de sturing en beheersing van zijn programma vormgegeven en verbeterd. In de projecten waren instrumenten beschikbaar voor beheersing. Een belangrijk onderdeel van de programmasturing waren de maandelijkse voortgangsrapportages waarmee de projectmanagers de programmamanager informeerden over status en voortgang op tijd, geld, risico’s raakvlakken, relatie met stakeholders etc. Deze voortgangsrapportages werden besproken in een maandelijks stuurgesprek.
De meeste mensen vonden dit proces echter geen feestje. Naarmate het programma vorderde en groeide, werd duidelijk dat de traditionele aanpak met mailtjes, app’jes en Word en Excel-documenten niet voldeed om uiteindelijk te komen tot een goed en inhoudelijk stuurgesprek. Er was behoefte aan een hulpmiddel om:
- De kaders goed vast te leggen en te beheren
- De voortgang en status van alle projecten te volgen
- Afspraken vast te leggen vanuit de stuurgesprekken
- De communicatie tussen programmamanager, projectmanager en team te structureren
Het uiteindelijke doel was om te kunnen sturen én om het bestuur tijdig en transparant te kunnen informeren. Om deze uitdagingen op te lossen is de applicatie Trecxs ontwikkeld. Naast het Stationsgebied heeft ook de provincie Fryslân daarin meegedacht. In het Friese programma Complexe Infraprojecten speelde vergelijkbare problematiek. Trecxs is een nieuwe tool die een eigen invalshoek kiest: opdrachtgestuurd werken. Het uitgangspunt daarbij is cyclische sturing op een zelfstandig werkende projectmanager die rapporteert ten opzichte van de (project)opdracht. De projectmanager is daarbij verantwoordelijk voor de uitvoering én voor het leveren van betrouwbare stuurinformatie. Wat vraagt deze werkwijze van de programmamanager én van de projectmanager?
In deze sessie zal Simon vertellen over de totstandkoming van het programma Infrastructuur en Openbare Ruimte en de problemen benoemen waarmee hij te maken kreeg bij de sturing op de projecten. Arjen van Esschoten was adviseur programmabeheersing en hij zal aan de hand van een aantal praktische voorbeelden en een demo toelichten hoe deze problemen met Trecxs zijn opgelost.
Aandachtspunten voor de programmamanager die bijvoorbeeld aan de orde zullen komen:
- Welke informatie heb je nodig vanuit je opdrachtgevende rol?
- Hoe kun je alle betrokkenen actief meenemen zodat je betere informatie krijgt?
- Wat voor soort instrumenten heb je daarbij nodig?
- Hoe stuur je vanuit je opdrachtgevende rol?
- En hoe zorg je dat het geen ingewikkeld en tijdrovend (handmatig!!) systeem wordt, maar ook niet te instrumenteel?
Simon is momenteel in dienst bij de Gemeente Amsterdam als senior projectmanager Stationsgebied Bijlmer Arena en is naast zijn reguliere werktrainer/consultant via Briesadvies. Hij spreekt op persoonlijke titel over zijn ervaringen. Arjen is één van de initiatiefnemers achter Trecxs en heeft diverse organisaties begeleid bij de toepassing ervan. Daarnaast zal Aziz Elkardoudi, co-owner van Trecxs, de sessie mede-faciliteren.
We starten om 16.00 uur en de bijeenkomst duurt tot ongeveer 18.00 uur. We werken online.