PGM Open Netwerk

Programma’s. Abstracte, complexe verhalen op weg naar een toekomst vol vage beloften. Wat doen je stakeholders? Langskomen en doorlopen, of stilstaan en aanhaken? En programmamanager, wat doe jij? Je programma is een merk. Minder weerstand en meer draagvlak?

Branding doet wonderen voor programma’s. Vaak denken mensen bij een merk aan het logo. Dat is niet hoe Jolande van Straaten en Frank Goijarts van Brainy Branding dit zien. Om met Seth Godin te spreken: “Every action, in any form, is branding”. Een bezield geheel van activiteiten op weg naar iets dat leeft! Dat geldt dus voor een programma net zo goed als voor een merk. Pas als de mensen die je wil bereiken zijn aangehaakt, kun je een echt betekenisvol programma hebben.

Het doel: mensen onderhuids zo raken, dat ze graag je ambassadeur willen zijn. Deze workshop is bedoeld voor programmamanagers die de waarde van hun programma willen uitdragen en daarop willen sturen. Wat je mag verwachten in deze interactieve bijeenkomst.

• Korte kennismaking
• Dialoog over het belang van branding voor je programma
• Uitleg over de facetten van een merk: purpose, strategie, cultuur en design
• Dialoog: wat kan in jouw geval toegevoegde waarde hebben?
• Bespreken van een uitgewerkt voorbeeld.
• Afsluiting. Je krijgt een canvas van ons als invulbare PDF

'Begin with the end in mind' is een uitspraak van Steven Covey die zeker ook in programma's geldt. Programmamanagement is een organisatievorm die is bedoeld voor tijdelijke, doelgerichte opgaven. Het goed afbouwen en borgen van programma's is een belangrijke voorwaarde voor het duurzaam beleggen van de doelstellingen. Het is ook een uitdaging. Welke spanningen komen er kijken bij het afbouwen? Hoe organiseer je de overdracht van een programma naar de lijnorganisatie(s)? Met welke bijzondere dynamieken in je programmateam én in jezelf krijg je als programmamanager te maken?

Het zijn vragen waaraan we in deze PGM Open Netwerkbijeenkomst aandacht besteden. We doen dat o.b.v. twee concrete cases vanuit de gemeente Den Haag. Anne Alblas is programmamanager Inburgering. Dit programma moet gaan landen in de lijn, in een nieuwe afdeling Inburgering. Inge Luttikhuizen was tot aan 1 juli programmadirecteur van het Werkoffensief +500 en nu van het programma 'Maatwerk & Regie' en het project 'Noodopvang Oekraïne'. Zij delen graag hun ervaringen met het afbouwen en borgen van programma's. Naast de bovengenoemde vragen, het creeren van 'oud en nieuw eigenaarschap' zullen zij ook stil staan bij rituelen die helpen bij afbouw en borging.  

Deze twee praktijkcases dagen je uit om voor jezelf na te denken en bewuste keuzes te maken rond afbouw en borging van jouw programma. Je gaat weg uit deze netwerkbijeenkomst met een tastbaar resultaat. Op basis van de gesprekken ontwikkel je je eigen checklist voor afbouw en borging. Daarmee hou je wijze lessen, tips en suggesties vast tot het moment dat het in jouw programma zo ver is!

• Introductie: korte kennismaking
• Inkijk: afbouwen en borgen in het Programma Inburgering (Anne) en Werkoffensief +500 (Inge)
• Interactie; in groepen aan de slag om te reflecteren op (aangereikte en eigen) casuïstiek
• Afsluiting. Je maakt je eigen checklist voor afbouw en borging op basis van een door ons gemaakt format.

We zijn gestart met de themagroep duurzaamheid voor programmamanagers van duurzaamheidsopgaven (energietransitie, circulaire economie, klimaatadaptatie, e.d.). Tijdens de eerste bijeenkomst in september is er afgesproken dat we graag een paar keer per jaar fysiek willen samenkomen (ochtend of middagdeel), bij een roulerend gast-programmamanager, op een beetje een centraal gelegen plek. Daarbij was de voorkeur voor 1 of 2 presentaties van programmamanagers (of gastsprekers) per bijeenkomst aan de hand van een programmamanagement-thema. Daarbij zal dan vanzelf de inhoud van het programma naar voren komen. Specifiek voor het vormen of uitwerken van duurzaamheidsprogramma's bestaan al diverse landelijke of provinciale kennisnetwerken en bijeenkomsten, dus daar ligt voor deze PGM Open bijeenkomsten niet de nadruk op. De nadruk zal liggen op: 

• het delen van ervaringen met en dilemma's bij verschillende veranderstrategieën bij de verschillende duurzaamheidsprogramma's,
• het delen van ervaringen met en dilemma's bij verschillende sturingsprincipes binnen een programma (en de verschillen daarbij tussen het verduurzamen van eigen organisatie en vanuit de overheid het verduurzamen bij inwoners)
• de aanpak voor het creëren van draagvlak binnen je duurzaamheidsprogramma en dilemma's daarbij.

Het thema voor deze bijeenkomst gaat over: effectmonitoring en rapportages, en de verschillen daarin bij specifieke duurzaamheidsprogramma's.Monitoring van CO2 is eenduidiger dan monitoring / meten van circulariteit. Hoe pakken verschillende programmamanagers dit aan? Waar lopen ze tegenaan?

Ben je geïnteresseerd om bij deze themagroep aan te haken. Schrijf je dan hieronder in voor de bijeenkomst op 24 november. Er is plek voor 16 deelnemers. 

In veel organisaties is het deel van de opgaven dat in programma’s opgepakt steeds groter geworden. Daarmee wordt de afweging over waar de beperkte middelen van een organisatie aan worden besteed steeds belangrijker. Met name als het gaat om de altijd beperkte uren van medewerkers. De roep om te komen tot een steeds bewustere afweging waaraan de middelen worden besteed wordt luider. En dan komt al snel het begrip portfoliomanagement op tafel. Soms als zo’n beetje de “holy grail” die alles moet oplossen. Maar is dat terecht? En wat betekent dat dan voor hoe portfoliomanagement goed moet worden ingezet? En wat betekent het voor de programmamanager?

In deze PGM Open netwerksessie komen deskundigen over portfoliomanagement en mensen vanuit de praktijk aan het woord om inzicht te geven in welke afwegingen belangrijk zijn bij het inrichten van portfoliomanagement en hoe een succesvolle implementatie kan worden ingericht.

Bijdragen van o.a:

• Amir Sharafkhani (Sr. adviseur, TwynstraGudde)
• Dennis Havermans (manager Ruimtelijke Beheer, gemeente Nissewaard)
• Roel Gosker (programmamanager opgavengericht werken)
• Hillegonde van Dalsen (adviseur opgavengericht werken, gemeente Het Hogeland)
• Wim Gijsbertse (programmamanager, gemeente Barneveld)

• Michael Simon Blokdijk (portfoliomanager, gemeente Den Haag)

Deze netwerkbijeenkomst is digitaal.

Programmamanagers leven in drukte; de waan van de dag regeert, de spanning loopt af en toe op, het is werken naar deadlines, de verantwoording over voortgang is soms lastig... Stilte is een belangrijke bron voor het vitaal blijven als programmamanager. Versnellen door verstillen. Stilte in de drukte 'brengen' is lastig, maar noodzakelijk. Hoe breng je stilte? Hoe ben jij de stilte? Als je als programmamanager niet af en toe stil staat en stil bent, hoe hou je dan overzicht, blijf je fris in je hoofd en het goede voorbeeld voor anderen? In de nieuwe tijden, is er steeds meer aandacht voor zingeving in programma's, maar ook voor zingeving in je rol als programmamanager. Daar hoort stilte bij.

Tijdens de workshop gaan we de stilte opzoeken en ervaren, staan we concreet stil bij waar stilte van toegevoegde waarde kan zijn en wat het jou en je team te brengen heeft. Inzichten uit (wetenschappelijk) onderzoek worden gedeeld. Er wordt een concreet handelingsperspectief geboden om de kracht van stilte in je werk een plek te geven.

Vaak gaat de focus in programma’s in eerste instantie uit naar het ‘realiseren’: meters maken, projecten opstarten, opleveren en afronden, voortgang boeken, verandering op gang trekken, deadlines halen, en baten verzilveren. Niet vreemd, want daarvoor was het programma ook bedoeld. Om op die manier een visie tot leven te brengen en een ingewikkelde opgave te verwezenlijken.

Wat er dan meestal bij inschiet, is het ‘leren’. Bijvoorbeeld door even een stapje terug te doen, de boel te overzien en met elkaar te bespreken hoe het (nog) beter kan. Gebrek aan tijd of gelegenheid is dan het veelgehoorde argument. Ook al weten we allemaal dat er veel (tijds)winst te boeken is door het iedere keer een stapje beter te doen, in plaats van bij herhaling in dezelfde valkuilen te trappen.

In deze bijeenkomst richten we de aandacht op het verbinden van het leren en het realiseren in programma’s. We noemen dat ook wel opgavegericht (team)leren. In het bijzonder kijken we daarbij naar het inzetten van reviews als instrument om tussentijds het net op te halen, verbeteringen of veranderingen te identificeren en gericht te werken aan een betere programma-aanpak.

Wil je zelf aan de slag met het vormgeven van het leren in je programma? Heb je het voornemen om een tussentijdse review te gaan doen, maar vraag je je af hoe je die het beste kan opzetten en inzetten? Dan is deze sessie zeker interessant voor je en nodigen we je van harte uit. Heb je mooie voorbeelden van hoe je dit kan doen? Hartstikke goed! Dan horen we ze graag van je.

Deze sessie wordt verzorgd door Björn Prevaas van Good Work Company (en kernteamlid PGM Open) en Han Nichting van Svenon

Deze PGM Open themagroep is een plek waar programmamanagers Duurzaamheid bij elkaar komen om elkaar te ontmoeten, kennis uit te wisselen en te werken. De locatie is wisselend en elke keer is er een andere spreker en een ander thema. De meeting begint met een presentatie. Vervolgens is er tijd om daarover met elkaar door te praten (1 op 1 of in de groep) en/of je eigen werkzaamheden te doen. Donderdag 24 november was de tweede bijeenkomst, hierbij zijn programmamanagers en een aantal programma secretarissen aanwezig geweest om kennis uit te wisselen over Effectmonitoring en rapportages.

Dit wordt de derde bijeenkomst van de themagroep Duurzaamheid. Het thema is dit keer "gedragsverandering binnen de organisatie". We hebben plek voor maximaal 25 personen. Deze themabijeenkomst is gratis en vindt plaats bij ProRail in Utrecht.

Programmamanagers zijn veelal professionals die (nagenoeg) fulltime hun energie in hun rol als programmamanager kunnen steken. Opdrachtgevers moeten hun rol vaak “erbij” doen. Daardoor verhuizen niet zelden taken en verantwoordelijkheden die bij de opdrachtgever horen, naar de programmamanager (opdrachtnemer). Voorbereidend werk op de achtergrond kan; de verantwoordelijkheid overnemen kan niet. Wat vraagt professioneel opdrachtgeverschap? Wat moet een opdrachtgever minimaal doen? Waar mag een programmamanager om vragen? Hoe kun je als programmamanager jouw opdrachtgever meer in zijn rol krijgen? Wat moet je doen als die opdrachtgever zijn rol onvoldoende pakt?

Deze netwerkbijeenkomst heeft de vorm van een rondetafelgesprek tussen vier ervaren programmamanagers, Rinka van Dommelen, Saskia van Weeren, Kawe Eghdami en Niels van Loon, die onder leiding van gespreksleider Jo Bos in het eerste deel ingaan op hun ervaringen, best practices en dilemma’s. Na een korte break wordt in het tweede deel vragen en uitdagingen van aanwezigen besproken.

In Nederland worden we op dit moment steeds vaker geconfronteerd met meerdere opgaven die gelijktijdig samenkomen in dezelfde fysieke gebieden. Het gaat dan bijvoorbeeld over de ontwikkeling van duurzame energiebronnen en systemen, mobiliteitsopgaven en het bouwen van woningen, maar tegelijkertijd ook over stikstofreductie, behoud van voldoende zoetwater(kwaliteit) en klimaatadaptatie. Om deze opgaven bij elkaar te brengen wordt steeds vaker in gebiedsprogramma’s gewerkt: in het landelijk gebied, in stedelijke gebieden, in het rivierengebied, rondom natuur, in wijken, etc. We zien op meerdere plekken zoektochten naar de juiste programmatische aanpak voor gebiedsgerichte programma’s.

In deze bijeenkomst willen we met elkaar onderzoeken wat er nodig is om deze programma’s op een goede manier vorm te geven en ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Wat hebben we nodig om een goede afbakening voor gebiedsprogramma’s te kunnen opstellen en hoe beschrijf je gebiedsgerichte programmadoelen? Hoe ziet een goede werkwijze, organisatie en governance er dan uit? Hoe zorgen dat huidige sectorale programma’s hieraan worden verbonden?

Voor de bijeenkomst vragen we een paar mensen aan tafel om met een eigen perspectief op gebiedsprogramma’s te komen, daarna gaan we in gesprek met elkaar over een aantal relevante thema’s.

Voel je je aangesproken? Kom dan meedenken en meewerken aan de vormgeving van gebiedsgericht programmamanagement. Wil je zelf al een eerste perspectief inbrengen, laat het ons dan ook weten!

Hier vind je een beschrijving van de oogst van de bijeenkomst.