PGM Open Netwerk

Daar sta je dan; je directeur of manager heeft je gevraagd of je van een complexe opgave programmamanager wilt worden. Natuurlijk heb je er wel eens over nagedacht en het lijkt je ook wel leuk, maar hoe moet je dat dan aanpakken? Wat zijn stappen om te zetten en hoe kun je jezelf voorbereiden?

Deze PGM open netwerksessie is gericht op beginnende programmamanagers. Mensen die nog niet zoveel ervaring hebben en net beginnen in het vak. Tijdens de fysieke bijeenkomst vertellen beginnend programmamanagers over hun ervaringen, is er ruimte om met oude rotten in het vak ervaringen te delen of vragen te stellen en proberen we met elkaar een klein lijstje van do's en dont’s te maken.

Geen lange presentaties, maar een interactieve bijeenkomst waarin we met elkaar op zoek gaan naar tips en adviezen.

Daar sta je dan; je directeur of manager heeft je gevraagd of je van een complexe opgave programmamanager wilt worden. Natuurlijk heb je er wel eens over nagedacht en het lijkt je ook wel leuk, maar hoe moet je dat dan aanpakken? Wat zijn stappen om te zetten en hoe kun je jezelf voorbereiden?

Deze online PGM open netwerksessie is gericht op beginnende programmamanagers. Mensen die nog niet zoveel ervaring hebben en net beginnen in het vak. Tijdens deze bijeenkomst vertellen beginnend programmamanagers over hun ervaringen, is er ruimte om met oude rotten in het vak ervaringen te delen of vragen te stellen en proberen we met elkaar een klein lijstje van do's en dont’s te maken.

Geen lange presentaties, maar een interactieve bijeenkomst waarin we met elkaar op zoek gaan naar tips en adviezen.

In een programma werk je met allerlei teams. Zo heb je het programmateam, er zijn projectteams en in de staande organisatie en daarbuiten (bijvoorbeeld in andere organisaties) zijn er ook teams waarmee en waarvoor je aan de slag gaat. Je werkt daarbij met mensen die naast het programma vaak ook in allerlei andere teams zitten en daartussen moeten schakelen (multiple team membership). 

In deze sessie richten we ons vooral op het programmateam. Wanneer kun je daarin spreken van ‘goed teamwerk’? Hoe kom je tot goed teamwerk en welke condities moeten daarvoor ingevuld worden? Hoe, waarom en hoe vaak evalueer je met elkaar dat teamwerk? In deze bijeenkomst gaan we op zoek naar antwoorden op dit soort vragen en kijken we ook naar het effect van multiple team membership. Hard nodig om een goede basis te kunnen leggen voor professioneel teamwerk in programma’s. 

Deze sessie staat onder begeleiding van Karin Derksen, organisatieadviseur, docent en onderzoeker. Zij schreef onder meer het boek Goed teamwerk, winnaar van de Ooa boek van het jaar verkiezing 2022. Tijdens het PGM Open Event 2023 verzorgde zij over dit thema een drukbezochte sessie. Daarom besteden we hier in het netwerk nogmaals aandacht aan.

Niet alle veranderingen in de zorg worden onmiddellijk door de lijnorganisatie omarmd, zeker niet als het doel van het programma ook kostenbesparingen in de lijnorganisatie vraagt. Hoe kun je vooraf nou zorgdragen voor acceptatie van je verandering?

In het Antonius Ziekenhuis in Utrecht hebben ze daar iets op bedacht, gaandeweg de rit. De programmaopdracht is uitgewerkt in één KPI, die uitgewerkt is in de doelstellingen van de verschillende lijnafdelingen van het ziekenhuis. De bijdragen die een lijnafdeling doet, draagt bij aan de eigen doelstellingen en aan de programmadoelstelling. Hierdoor ontstaat er interactie tussen het programma en de lijnorganisatie waarbij eigenaarschap en betrokkenheid ontstaan. De interactie bestaat uit “top-down” vertalen van de programmaopdracht in verwachtingen en consequenties voor de lijnafdeling waarbij “bottom-up” de vrijheid wordt gelaten hoe men het doel wil bereiken.

Jan van Bruggen van het programma “Juiste Zorg, Juiste Plaats, Juiste Kosten” van het Antonius Ziekenhuis in Utrecht laat in een praktijkvoorbeeld zien hoe je “gelijk-gerichtheid” kunt vergroten tussen programma en lijnorganisatie door “pushen vanuit het programma” om te draaien naar “pull vanuit de lijn” om ogenschijnlijk tegengestelde belangen te overbruggen.

Deze case is eerder ook gepresenteerd op het PGM Open Event afgelopen september; op verzoek van velen wordt deze nog een keer online georganiseerd (met dank aan Jan). In de netwerkbijeenkomst is er ook voldoende tijd om door te spreken over de case met Jan en met elkaar. Niels van Loon van PGM Open faciliteert deze netwerkbijeenkomst.

Niet alleen interessant voor professionals in de zorg; de case is van toepassing op alle programma’s waarbij synergie met de staande organisatie en accepteren van de verandering centraal staat.

We starten de bijeenkomst met een inleiding van Jetske Vaas. Ze neemt ons mee in haar ervaringen als programmamanager Klimaat & Biodiversiteit binnen Witteveen+Bos. Het ingenieursbureau heeft klimaatdoelen gesteld, zoals klimaatneutrale projecten in 2040 en maximale impact op biodiversiteit in alle projecten in 2030. Het programma staat aan de lat om dat te realiseren. Maar heeft een ingenieursbureau eigenlijk wel de positie om projecten duurzaam uit te voeren, bijvoorbeeld als de klant daar niet voor wil betalen? En hoe voer je zulke fundamentele wijzigingen door in projectenorganisatie? Jetske deelt haar ervaringen en is heel benieuwd naar jullie advies!

Eric de Jong, programmamanager bij de Gemeente Waalwijk, zal daarna een inleiding houden over de verschillende fasen van het programma duurzaamheid in Waalwijk. Eric heeft alle fasen van een programma (opstart, uitvoering, evaluatie en het opstellen van een nieuw programma) doorlopen, inclusief alle hobbels op gebied van bemensing, eigenaarschap, besluitvorming en monitoring. Hij zal open zijn over opgedane inzichten, toegepaste bypasses en gemaakte fouten en uiteraard behaalde successen.

We gaan van start met deze themagroep in Huis ter Heide van zorgorganisatie Abrona. Zij zullen ons kort meenemen in de bijzondere geschiedenis van Huis ter Heide én de veranderopgave in de gehandicaptenzorg waar zij voor staan.

In deze bijeenkomst gaan we ook meteen sparren over een praktijkcasus. Inge Luttikhuizen (programmadirecteur bij Gemeente Den Haag) neemt ons mee in een complexe veranderopgave van het Programma Maatwerk & Regie. Dit programma heeft als doel dat de gemeente Den Haag, in het sociaal domein, de inwoners in één keer goed helpt zonder bureaucratie. Vanuit je eigen ervaring denk je misschien: dat is een utopie! Dat is geen rare gedachte, want de geldende wetten, de bureaucratie in de uitvoering en de grote omvang van het aantal vragen maken deze opgave niet eenvoudig. De vraag die centraal staat is hoe ze nu circa 4.000 mensen informeren, betrekken en vooral het bedoelde gedrag laten uitvoeren. We zijn benieuwd naar jullie input ter versterking van dit veranderprogramma.

Last but not least, gaan we samen bedenken wat we in de toekomst met deze themagroep gaan doen om te komen tot steeds sterkere veranderprogramma’s. We denken hierbij aan:

• Welke voorbeelden zou je willen delen?
• Over welke belangrijke vragen zou je willen brainstormen?
• Van welke methodes zou je willen leren?
• Over welke veranderopgaven zou je willen sparren?

Voel je van harte welkom bij deze kick-off!

Decennia aan wetenschappelijk onderzoek leert ons dat wij in ons denken en handelen sterk beïnvloed worden door biases: irrationele denkpatronen. Denk aan de confirmation bias: de neiging om vooral informatie te zoeken die onze ideeën ondersteunt en informatie die het tegendeel bewijst te negeren. Bij het werken aan programma's is hier beperkt aandacht voor en wordt het vaak als een lastig onderwerp ervaren. Een gemiste kans, zeker voor programmamanagers die het verschil willen maken in het nemen van betere besluiten en het effectief realiseren van doelen.

In deze netwerksessie gaan wij graag in gesprek over de toepassing van biases in programma's en de betekenis voor het vak. Deze sessie wordt verzorgd door Cornell Vernooij, schrijver, spreker en organisatieadviseur bij TEN HAVE Change Management. Cornell is auteur van Organizational Behaviour and Change Management: The Impact of Cognitive and Social Bias en zijn nieuwste boek De Irrationele Organisatie (verschijningsdatum juni 2024). Om de sessie af te trappen zal hij ons meenemen in wat biases zijn en hoe je die in je eigen praktijk tegenkomt. We gaan met elkaar op onderzoek uit welke biases we herkennen en wat je met die kennis kunt doen om ervoor te zorgen dat je beter beslagen ten ijs komt.

Het KOMPAS is een diagnosemodel om de huidige mate van ‘programmavriendelijkheid’ van jouw organisatie te bepalen én te zoeken naar de hefboom voor (verdere) professionalisering. Het helpt je inzicht te krijgen in de elementen van de organisatie die belemmerend en bevorderend zijn voor programmatisch werken.

Tijdens de Netwerkbijeenkomst over het KOMPAS lichten we het ontstaan en de opzet van het KOMPAS toe. Je maakt kennis met het diagnosemodel én je gaat er concreet mee aan de slag. We wisselen bevindingen over de huidige mate van programmavriendelijkheid van de deelnemers uit en denken na over mogelijke professionaliseringsstappen. Je leert het KOMPAS kennen zodat je er direct in je eigen organisatie mee aan de slag kunt.

https://www.twynstragudde.nl/expertise/programmamanagement/ontdek-de-programmavriendelijkheid-van-jouw-organisatie-met-het-kompas

Steeds meer organisaties werken met programma's om bepaalde doelen of ingewikkelde opgaven te realiseren. Een programma is een krachtige manier van werken, maar niet voor alle uitdagingen en organisaties de beste keuze. Daarom heb je eerst antwoord nodig op de vraag: wat is de opgave waar we nu eigenlijk voor staan? En past een programmatische aanpak daarbij?

Het nieuwe programmacanvas is een praktisch instrument dat je helpt bij het beantwoorden van deze vragen. Met het canvas verken je een nieuwe opgave en leg je de basis voor een goed doordacht programma. Het instrument visualiseert een aantal belangrijke componenten van een programma. Het ondersteunt de dialoog met de betrokkenen bij de opgave en zorgt zo voor een goede start.

Tijdens deze sessie laten we je kennismaken met het nieuwe programmacanvas. We plaatsen het in de levensloop van een programma en gaan in op de toepassingsmogelijkheden ervan. Uiteraard is er ruimte om ermee te stoeien. En we kijken naar wat er nodig is om er goed mee te kunnen werken.

Deze sessie wordt verzorgd door de ontwikkelaars van het canvas, Niels van Loon en Björn Prevaas. Ze zijn ook de auteurs van de nieuwe editie van Werken aan Programma's (2024) en kernteamlid van PGM Open.

In augustus 2024 verscheen hun boek over het programmacanvas. Dit biedt programmamanagers, adviseurs, programma-eigenaren (opdrachtgevers) en andere betrokkenen praktische handreikingen voor het gebruik van het instrument. Stap voor stap nemen ze je daarin mee. De herkenbare voorbeelden helpen je het canvas ook toe te passen in jouw organisatie en zo een goede start te maken.