PGM Open Netwerk

De wereld om ons heen verandert in rap tempo. Door bijvoorbeeld wet- en regelgeving, consumentengedrag, innovaties, en last but not least door COVID-19 moet je direct en effectief kunnen anticiperen op veranderingen.

Dat vraagt van organisaties wendbaarheid en flexibiliteit om te kunnen (blijven) ondernemen. En dat vraagt dus van jou als programmamanager een flexibele inrichting van je programma. Het ideale eindplaatje kun je tegenwoordig niet schetsen, laat staan afdwingen. Maar hoe ontwerp en manage je een programma als je deze niet vooraf lineair of eendimensionaal kunt opzetten? Dat vraagt om een lerende organisatie, scenario-planning en een sturende en ondernemende rol van de programmamanager.

Op 5 oktober hadden we daarom een PGM Open Netwerksessie over het flexibel inrichten en managen van programma’s. Iwan Arts en Gerard Leenders van P2 deelden hun ervaringen over hoe je als programmamanager flexibel kunt en ook moet zijn. Soms is dat noodgedwongen door de veranderende context en belangen, soms is het nodig omdat je gewoonweg niet alles tegelijkertijd kunt doen en ook flexibel wil kunnen meebewegen met de (veranderende) vraag van bijvoorbeeld de doelgroep.

Iwan vertelde hoe hij hier bij de metro Hoekse Lijn als 'Werkend Vervoer Systeem' mee is omgegaan. Vragen waar hij onder meer op in ging: hoe flexibel ben je als je een programma opzet waarvan enkele grote projecten al enige tijd lopen? Hoe flexibel stel je je op als je programma door grote commotie een politieke speelbal is geworden? Hoe flexibel wil je nog zijn als men 2 jaar later toch de waarde van het oorspronkelijke programma inziet? Hij deelde zijn vraagstukken en ook persoonlijke worstelingen die hij hierin is tegengekomen.

Gerard ging in op zijn ervaringen bij een andere grote organisatie. De context van programma’s verandert snel, is niet volledig te voorspellen en vraagt door de tijd een andere interactie met het programma, zo schetste hij. Het is effectiever om hier het programma op in te richten dan er voor af te sluiten of tegen te vechten. Dat vraagt wel een andere rol en aanpak van jou. In zijn presentatie gaf hij daarvoor een aantal handvatten, zoals het omschakelen van sturen op tijd naar sturen op een helder proces, het investeren in eigenaarschap bij de doelgroep/klant en het werken met een wekelijkse upgrade.

We startten om 18.00 uur en de bijeenkomst duurde tot ongeveer 20.00 uur. We werkten online.

Op 25 november nemen we de Futuring methode onder de loep en bekijken we de waarde daarvan voor programma’s.

De samenleving wordt steeds complexer en verandert continue. Of het nu gaat om duurzame mobiliteit, klimaatverandering, digitalisering of om de energietransitie. De toekomst laat zich lastig voorspellen, maar het is wel mogelijk om met de kennis van nu in te spelen op de signalen en veranderingen uit de samenleving.

De Futuring methode helpt organisaties en programma's om relevante trends te identificeren en strategische keuzes te maken. In een interactieve dialoog kom je met behulp van een aantal stappen tot een gezamenlijk perspectief op de toekomst. 

Tijdens de bijeenkomst komt een aantal tools aan bod dat je als programmamanager in kan zetten om het gesprek over de toekomst te organiseren. Door middel van het futures cones-model en het three horizons-framework laten we zien hoe je verschillende beelden samenbrengt tot een integrale verhaallijn.

Deze bijeenkomst wordt begeleid door Nico de Meester en Jan Willem de Kleuver. Zij zijn beide adviseur bij TwynstraGudde en helpen hun klanten om zich beter voor te bereiden op de toekomst. Als procesbegeleiders gaan zij in gesprek met beleidsafdelingen en management teams met vragen als: hoe zie je de toekomst voor jouw bedrijf of organisatie? En welke onzekerheden liggen hieraan ten grondslag? In een interactief gesprek maken ze samen een verhaallijn en identificeren ze de toekomstige kantelpunten zodat er strategische besluiten kunnen worden genomen.

We starten om 18.00 uur en de bijeenkomst duurt tot ongeveer 20.00 uur. We werken online.

Als programmamanager heb je een opdrachtgever. In je programma kun je zelf opdrachtgever zijn en heb je bijna altijd te maken met andere opdrachtgevers. De rol van opdrachtgever is in en rond programma’s dus altijd een belangrijke factor.

Recent is het boek “Opdrachtgeverschap in negen paradigma’s” verschenen. Negen auteurs hebben in het eerste deel van dit boek beschreven hoe zij denken over de rol van opdrachtgever. Hoogleraren, docenten, een hoofdredacteur, adviseurs, een gemeenteambtenaar en een rechtbank zorgen voor volstrekt verschillende benaderingen. In het tweede deel stellen de redacteuren vast welke de terugkerende thema’s zijn en hoe hier verschillend mee wordt omgegaan in de paradigma’s.De redacteuren beschrijven hoe je, denkend vanuit één of enkele paradigma’svan de anderen kunt leren. Uiteraard wordt het boek afgesloten met enkele conclusies.

De paradigma’s verschillen sterk van elkaar. Dat wordt onder meer zichtbaar als je naar de dilemma’s kijkt, wat we in de bijeenkomst op 7 december ook gaan doen. Ook de manier waarop gekeken wordt naar de relatie met de opdrachtnemer is heel verschillend. Bij één paradigma is kenmerkend dat de relatie zelfs totaal ontbreekt. De verschillen zijn dus groot, maar ondanks dat- of wellicht deels ook wel daardoor - blijken de invalshoeken wel heel complementair te zijn. Dat is in termen van leren van elkaars dilemma’s uiteraard belangrijk.

Om dat leren gaat het ons. Wij mensen kijken op een bepaalde manier en zien daardoor sommige zaken wel, maar andere zaken niet. Door ook anders te kijken, hoe moeilijk dat ook is, zie je meer en kun je situaties beter aan. Daar helpt ons boekje bij. Het maakt het makkelijker te herkennen vanuit welke paradigma’s je kijkt en vanuit welke niet. In termen van leren zijn de onbekende paradigma’s natuurlijk heel interessant. In de bijeenkomst willen we jullie ook actief laten ervaren waar je staat en wat je als extra gezichtspunt(en) je mee zou kunnen nemen.

We beginnen de bijeenkomst door jullie typerende uitspraken voor te leggen die horen bij de verschillende paradigma’s. Je ervaart dat je je bij sommige daarvan ‘thuis’ voelt en met anderen niets hebt. We presenteren vervolgens de paradigma’s, waarbij je kunt ervaren bij welke wijze(n) van kijken je het meest aangesloten voelt. Welaten zienhoe je de andere invalshoeken kunt benutten om jezelf verder te ontwikkelen en om je opdrachtgever(s) effectiever te kunnen beïnvloeden.Aan het eind kijken we nog of het opdrachtgeverschap aan programma(manager)s op punten toch ook nog unieke aspecten kent en wellicht zelfs een eigen paradigma vertegenwoordigt.

Deze bijeenkomst wordt begeleid door Edwin van Dieën en Jan den Hollander, de redacteuren van het boek. Edwin van Dieën werkt bij de gemeente Dordrecht en geeft tevens trainingen over opdrachtgeverschap bij verschillende overheden via 010projecten.nl. Hij schreef verschillende boeken over de rol van de opdrachtgever bij de overheid. 

Jan den Hollander is zelfstandig organisatieadviseur en geassocieerd met Van de Bunt adviseurs. Hij is tevens docent bij Sioo en de KNAP academie. Zijn motto is: je moet om kunnen gaan met onveranderbaarheid om te kunnen veranderen.

We starten om 18.00 uur en de bijeenkomst duurt tot ongeveer 20.00 uur. We werken online.

Programma’s vragen om een goed georganiseerde besturing. Er is veel software beschikbaar die de beheersing van projecten ondersteunt, maar op programmaniveau is de spoeling nog dun. Aan de hand van de opgave Stationsgebied Utrecht laten we in deze sessie zien hoe de nieuwe tool Trecxs werkt en hoe deze een programmamanager helpt een programma in de grip te houden. We laten de tool zelf zien en uiteraard is er veel ruimte voor interactie. Verwacht geen roadshow, maar een sessie waarin we bekijken hoe we de wereld van de programmamanager en een ondersteunende oplossing voor programmabesturing bij elkaar brengen.

De opgave Stationsgebied in Utrecht bestaat uit een groot aantal vastgoed-ontwikkelingen en infrastructurele projecten. Een complex programma: veel raakvlakken, een zeer intensief gebruikte omgeving, veel ondergrondse infrastructuur, in een archeologisch waardevol gebied. Het programma Infrastructuur en Openbare Ruimte (IOR) bestond uit 15 projecten, in verschillende fase van uitvoering en in omvang variërend van € 5 tot € 100 mln. Hoe houd je daar nu goed grip op?  

Simon Roozen was programmamanager IOR van het Stationsgebied in de periode 2008 – 2018. In die periode heeft hij de sturing en beheersing van zijn programma vormgegeven en verbeterd. In de projecten waren instrumenten beschikbaar voor beheersing. Een belangrijk onderdeel van de programmasturing waren de maandelijkse voortgangsrapportages waarmee de projectmanagers de programmamanager informeerden over status en voortgang op tijd, geld, risico’s raakvlakken, relatie met stakeholders etc. Deze voortgangsrapportages werden besproken in een maandelijks stuurgesprek.

De meeste mensen vonden dit proces echter geen feestje. Naarmate het programma vorderde en groeide, werd duidelijk dat de traditionele aanpak met mailtjes, app’jes en Word en Excel-documenten niet voldeed om uiteindelijk te komen tot een goed en inhoudelijk stuurgesprek. Er was behoefte aan een hulpmiddel om:

• De kaders goed vast te leggen en te beheren
• De voortgang en status van alle projecten te volgen
• Afspraken vast te leggen vanuit de stuurgesprekken
• De communicatie tussen programmamanager, projectmanager en team te structureren

Het uiteindelijke doel was om te kunnen sturen én om het bestuur tijdig en transparant te kunnen informeren. Om deze uitdagingen op te lossen is de applicatie Trecxs ontwikkeld. Naast het Stationsgebied heeft ook de provincie Fryslân daarin meegedacht. In het Friese programma Complexe Infraprojecten speelde vergelijkbare problematiek. Trecxs is een nieuwe tool die een eigen invalshoek kiest: opdrachtgestuurd werken. Het uitgangspunt daarbij is cyclische sturing op een zelfstandig werkende projectmanager die rapporteert ten opzichte van de (project)opdracht. De projectmanager is daarbij verantwoordelijk voor de uitvoering én voor het leveren van betrouwbare stuurinformatie. Wat vraagt deze werkwijze van de programmamanager én van de projectmanager?

In deze sessie zal Simon vertellen over de totstandkoming van het programma Infrastructuur en Openbare Ruimte en de problemen benoemen waarmee hij te maken kreeg bij de sturing op de projecten. Arjen van Esschoten was adviseur programmabeheersing en hij zal aan de hand van een aantal praktische voorbeelden en een demo toelichten hoe deze problemen met Trecxs zijn opgelost. 

Aandachtspunten voor de programmamanager die bijvoorbeeld aan de orde zullen komen:

• Welke informatie heb je nodig vanuit je opdrachtgevende rol? 
• Hoe kun je alle betrokkenen actief meenemen zodat je betere informatie krijgt?
• Wat voor soort instrumenten heb je daarbij nodig?
• Hoe stuur je vanuit je opdrachtgevende rol?
• En hoe zorg je dat het geen ingewikkeld en tijdrovend (handmatig!!) systeem wordt, maar ook niet te instrumenteel?

Simon is momenteel in dienst bij de Gemeente Amsterdam als senior projectmanager Stationsgebied Bijlmer Arena en is naast zijn reguliere werktrainer/consultant via Briesadvies. Hij spreekt op persoonlijke titel over zijn ervaringen. Arjen is één van de initiatiefnemers achter Trecxs en heeft diverse organisaties begeleid bij de toepassing ervan. Daarnaast zal Aziz Elkardoudi, co-owner van Trecxs, de sessie mede-faciliteren.  

We starten om 16.00 uur en de bijeenkomst duurt tot ongeveer 18.00 uur. We werken online.

Programma’s zijn spannende ondernemingen. Als programmamanager opereer je in een complexe en dynamische omgeving. Flexibel handelen is essentieel. Tegelijkertijd dienen organisaties rechtmatig en doelmatig te handelen, en word je geacht verantwoording af te leggen. Daardoor komt flexibel handelen onder druk te staan. Het managen van een programma gaat om het leveren van een topprestatie onder spannende omstandigheden en lijkt daarmee op topsport. “Tot hoever kan je gaan? En als het er echt op aan komt, hoe acteer je dan?”

Jesse Bogaarts van TwynstraGudde heeft het afgelopen jaar onderzoek gedaan naar hoe het spanningsveld flexibiliteit én stabiliteit zich manifesteert in de rol van programmamanager. In de workshop ‘Programmamanager onder spanning’ deelt Jesse haar ervaring samen met sport- en prestatiepsycholoog Rico Schuijers (lid van de staf van het Nederlands Olympisch Team). In deze workshop wordt besproken welke spanningen en dilemma’s programmamanagers ervaren in de praktijk. Deze onderzoeksresultaten worden gecombineerd met inzichten vanuit de topsportwereld om vervolgens concrete tips en tricks te geven hoe om te gaan met deze spanningen en dilemma’s.